智能辦公係統之OA係統選擇

智能辦公系統之OA系統選擇

市場上的OA產品繁多,企業常常陷入OA係統選擇的誤區:

誤解一:OA係統功能越多越好。

實際上,有許多企業在選擇OA係統時比較盲目,在不清楚自己到底“需要什麽”的情況下,更傾向於選擇那些功能“麵麵俱到”的OA產品。但物極必反、麵麵俱到常常代表著煩瑣和冗雜,因為對企業而言,常用的功能本不多,過多的功能被永遠拋棄,甚至給其它可用功能的使用帶來阻礙。因此,企業在選擇功能性產品時,最好不要注重功能性,而是要注重整體方案。

提出企業在選擇OA係統時,首先要確定自己的核心需求,包括目前要解決的主要問題和今後幾年要解決的主要問題,不能有太多的主題性問題,5個就可以了。再根據核心需求確定其核心功能,選擇合適的OA辦公係統,這是關鍵一步。當確定了其核心功能後,用戶可以根據自己的情況再選擇次要功能,去掉一些冗雜的功能,使OA真正具有實用性。

誤解二:OA係統是文件,對文件進行電子管理。

OA係統作為協同辦公係統,其作用不僅在於以電子方式取代傳統的辦公行為,而且更為科學,更加嚴格規範了審批,流程申請,重在提高效率,協同辦公的作用讓員工形成團隊意識,步調一致,消除孤島,提供資源和信息。文檔、文檔的電子管理均可歸為知識管理一項,知識管理除文件、文件管理外,還有企業期刊、文獻資料、規章製度、各種報表、公司寬頻等。

例如OAOAOA係統平台,通過知識管理可以有效地完成企業信息的傳送,以及知識的共享學習,同時軟件可以有效地完成企業EpR、ERM或企業微信之間的相互交流、溝通、移動。

誤解三:OA係統價格“貴就是好”

就使用者而言,OA係統的價格與企業規模成正比。通常較大的企業在OA係統上線的過程中的花費就越多,一方麵是因為用戶多,另一方麵是由於功能需求高、開發要求多。因此,有些OA廠商在定價上存在“因企而異”,即使是價值含量不高的產品在競標大客戶時也會定價,以次充好。難言大企業選擇低價OA產品層次低?確實沒有。OA係統軟件注重的是“性價比”。在OA市場上不乏低價甚至號稱免費的OA辦公係統,但是企業在介紹OA係統後發現產品並不完善,導致了OA的虧損。

所以OA係統選用,相同的性能看價格,相同的價格看性能,這就是性價比。許多情況下,辦公OA係統的價格與它的性能並不成比例,尤其對中、大項目而言,OA價格更是差了幾萬甚至十幾萬,因此OA成本是要仔細考察的。

謬論4:免費OA也可以使用,有沒有服務不重要。

自由經營模式的核心是“設計企業隱性利潤空間”,即延伸企業利潤鏈,通過設計自由工程來最大限度地吸引顧客,然後在接下來的階段實現企業盈利。

購買軟件就是購買服務,OA係統不是消耗品,是實用品。重視用戶體驗,重視人機交互,OA成型、進入市場後,由於環境的改變,在用戶使用過程中,由於環境的變化,需求的增加,必然會出現問題。所以,OA服務和升級可謂必不可少。